Come lavorare in Smart Working: tool e metodi per l’organizzazione del tempo

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Pubblicato il 20 Ottobre 2020

Come lavorare in smart working al meglio? Questa è la domanda a cui si sono trovati a rispondere oltre 4 milioni di italiani nel periodo marzo – settembre 2020. Lo smart working è ormai realtà e pare destinato a divenire strutturale nel mondo del lavoro post Covid19. Il cambiamento, in discussione da anni, è stato però talmente repentino da lasciare poco spazio per l’organizzazione e la riflessione. 

Spazi di lavoro non adeguati, distanza da colleghi e clienti, necessario adattamento psicologico: queste solo alcune delle problematiche che i nuovi smart worker si sono trovati ad affrontare. A farne le spese? La produttività. Un’organizzazione del tempo ottimizzata, anche a casa, potrebbe essere cruciale per uno smart working funzionale e senza stress. 

Cosa si intende per Smart Working e perchè organizzare il tempo è cruciale 

Cosa si intende per Smart Working? La definizione data dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali è la seguente: “lo Smart Working (o Lavoro Agile) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività”.

Se i vantaggi del lavoro da casa sono indubbi, il “conciliare i tempi di vita e lavoro” non è sempre semplice. Pensiamo alle madri che si sono trovate con figli in casa, senza baby sitter ed aiuto dei nonni. Pensiamo a coppie che vivono in monolocali o trilocali, senza gli spazi necessari e con continue call di team. Un nostra collega ci ha detto: “Io e mio marito non facciamo che parlarci sopra, dobbiamo cercare di organizzare call alternate, ma non è sempre possibile”.

Gestire il tempo a casa diventa dunque fondamentale per poter dare il meglio, senza rischiare la produttività – e la salute mentale. Ecco allora alcune tecniche ed app che possono supportarci.

Come lavorare in smart working: metodi per la gestione del tempo

Tra la miriade di consigli che si trovano online – e che vi assicuriamo aver sperimentato tutti – abbiamo selezionato questi come i più utili.

  • Realizzare la sera prima la lista delle cose da fare il giorno dopo, evidenziando le priorità e dividendole per classi (es. lavoro, casa, figli).

La mattina è sempre caotica, soprattutto se si è in casa con bambini. Fare una lista mantenendo la giusta concentrazione potrebbe essere una vera impresa, con il rischio di dimenticare cose importanti.

Meglio prendersi 5 minuti in solitaria la sera ed alzarsi sapendo cosa ci aspetta.

  • Fare una lista dei TO-DO della settimana, lasciandoci flessibilità in caso di – prevedibili – imprevisti.
  • Individuare gli orari migliori da dedicare al lavoro – quelli in cui si è più produttivi o in cui si ha maggiore tranquillità – e sfruttarli per call o compiti importanti.
  • Utilizzare la tecnica del Pomodoro per mantenere la concentrazione massima per brevi intervalli di tempo – 25-30 min – senza farsi distrarre da conviventi, faccende, figli. Un’app che abbiamo trovato molto utile è Focus To-Do, scaricabile su IOS e Android.

Tool e app agili per lo smart working 

Alla domanda “Come lavorare meglio in smart working” rispondiamo sicuramente: “utilizzando i giusti tool”.

Esistono diversi tool per la gestione del lavoro agile e, quali che siano le necessità, vi possiamo assicurare che esiste un tool adatto – da qualche parte nel web. 

I più utilizzati sono sicuramente:

  • Google Drive: la piattaforma Google che permette di creare, condividere e modificare insieme a colleghi ed in tempo reale documenti, presentazioni, fogli di calcolo.
  • Trello: l’ormai famosissimo strumento di project management che grazie a bacheche, liste e schede permette di organizzare progetti, gestire le priorità e collaborare in maniera super flessibile.
  • Slack: una piattaforma di messaggistica e condivisione aziendale per la creazione di chat e gruppi in base a progetti ed obiettivi da raggiungere.
  • Asana: un altro software di tutto rispetto per il management di progetti complessi multi-obiettivo con tasks e team strutturati.
  • Microsoft Teams: lo strumento di casa Microsoft per gestire le comunicazioni in maniera unificata attraverso chat, videoconferenze ed integrazione delle applicazioni.

La lista potrebbe essere infinita, ciò che consigliamo di fare è sperimentare. Un tool giusto, che può supportarci nell’organizzare il tempo in smart working può fare davvero la differenza.

Quali difficoltà avete avuto nello smart working? Come state organizzando il vostro tempo? Scriveteci metodi ed esperienze nei commenti!