Come comportarsi con i clienti che tardano a pagare?

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Pubblicato il 2 aprile 2013

Molti di noi, probabilmente tutti, si sono ritrovati ad un certo punto della loro vita da freelance ad avere a che fare con clienti che non pagano secondo gli accordi pattuiti. La premessa ovvia per poter fare qualsiasi considerazione in questi casi, è che i primi a dare il buon esempio dobbiamo essere noi. Cerca quindi di essere sempre puntuale nelle consegne e nei pagamenti verso i tuoi fornitori.

Detto questo, passiamo invece ad analizzare questo tasto dolente che spesso torna a suonare.

Quando hai a che fare con clienti che non pagano è fondamentale mantenere la calma. Okay, ammetto che io per primo faccio davvero fatica, ma con il tempo si impara anche, parzialmente (non credo a chi subisce trasformazioni repentine da Hulk a uomo “Zen”), a frenare l’istinto “omicida” che ti assale. Quindi, sit down e fai un respiro profondo. Anche due.

#1 Resta calmo e professionale

Soprattutto se sei un freelance, o hai un’attivita molto piccola, che non ha un grande capitale per sopportare lunghi periodi senza pagamenti, questa situazione può diventare pesante da sostenere. Tuttavia è fondamentale non andare nel panico o diventare irascibile. In questi stati infatti il rischio è di far scattare un meccanismo di difesa nel cliente che vi porterà inevitabilmente allo scontro frontale, con conseguenze ben identificabili.

#2 Intervieni tempestivamente

Dopo aver smaltito l’inevitabile senso di rabbia che ti pervade, cerca di avere un contatto diretto con il cliente. E’ importante non relegare questo ad una o più email che neghino l’interazione immediata. Una telefonata infatti permette di mettere in gioco un maggior numero di fattori ed emozioni che potrebbero diventare determinanti per risolvere la problematica. Potrai comunicare più apertamente del problema e confidare nell’onestà della maggior parte delle persone. Sii quindi schietto ed arriva al cuore della questione. Mi raccomando, non tramite email.

#3 Offri una soluzione di pagamento parziale

Pochi soldi sono meglio di niente. Se vedi che non c’è alcun verso di risolvere la questione, se non hai (erroneamente) stipulato un contratto chiaro col cliente o se non vuoi rivolgerti ad un avvocato per qualche centinaio di euro, una soluzione potrebbe essere quella di proporre al cliente un pagamento immediato, inferiore a quanto concordato inizialmente, e fissare una data più lontana nel tempo per il saldo finale. Con questo atteggiamento sarà più facile ricevere anche il compenso mancante in un secondo momento.

 #4 Se puoi, interrompi la fornitura di servizi

La nuova scadenza è arrivata, e nessun pagamento è stato versato. Purtroppo ora ti sei fatto un’idea più precisa del cliente che hai di fronte. E’ giunto il tempo di intervenire. Smetti immediatamente di offrire beni o servizi al cliente. Potrà suonare come un ricatto, ma potrebbe (dico potrebbe perchè ogni cliente ha comunque una storia a sè con la quale fare i conti) sbloccare la situazione nel breve periodo.

#5 Patti chiari, amicizia lunga

I conflitti si risolvono a monte mettendo bene in chiaro le condizioni in cui potrebbero sorgere e pianificando le azioni da compiere di conseguenza. Essere preparato ad eventuali problematiche ti permette di non abbassare mai la guardia. Questo è il motivo per cui la stipula di un contratto è da ritenersi una best practice da usare sempre. Un contratto chiaro, con firme valide (quindi digitali se disponibili oppure con copie cartacee inviate tramite raccomandata) da ambedue le parti e dichiarazione minuziosa di ciò che riguarda:

  • Natura dell’incarico
  • Compenso e modalità di pagamento
  • Tempi di realizzazione
  • Copyright e diritto d’autore
  • Limitazione di responsabilità
  • Foro di competenza (importante in caso di controversie legali)
  • Trattamento dei dati personali

Questi sono tutti piccoli ed utili accorgimenti, ma la regola più importante di tutte, alla quale accennavo prima, resta la stessa: mantieni un dialogo aperto e schietto col cliente in tutte le fasi del progetto. La comunicazione infatti è la chiave per una relazione sane e onesta che previene qualsiasi problema prima di perdere il controllo. Tutto questo renderà non solo più sicure le tue finanze ma anche la tua professionalità.

Articolo ispirato e riadattato a partire da: How to Approach Your Clients Regarding Late Payments

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