Gli Strumenti Indispensabili per Lavorare in Remoto con efficacia

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Tempo stimato di lettura: 7 minuti, 44 secondi
Pubblicato il 9 dicembre 2013

Diciamocelo, molti di noi quando hanno iniziato a lavorare nel web hanno sperato almeno per un momento di potersi rilassare su un’amaca mentre completavano il proprio lavoro per un cliente magari con una spiaggia sullo sfondo. Si perché in fondo per fare il nostro lavoro è sufficiente un pc e una connessione no?

Provocazioni a parte lavorare in remoto in team working  è diventata l’essenza del web 2.0 e attualmente è impossibile non cimentarvici, volenti o nolenti!

Che la persona in questione sia un cliente o un collaboratore poco importa, avremo la necessità di condividere tutto il nostro materiale, obiettivi, step di lavoro e molto altro senza che il nostro progetto ne esca in nessun modo penalizzato rispetto ad un classico rapporto face to face.

In questo articolo scopriremo che esistono molti strumenti che non solo ci facilitano questo compito ma possono persino rendere più efficiente il nostro lavoro. Il loro utilizzo strategico facilita la condivisione non solo di informazioni e materiali ma anche di obbiettivi e idee che avolte venendo date erroneamente per scontate non vengono esplicitate.

Collaborare in remoto nel web 2.0

Le collaborazioni in remoto possono avvenire con un cliente, ma perché no… anche con un altro addetto ai lavori con il quale stiamo portando avanti un progetto in parallelo. L’aspetto stimolante è che per ogni tipo di collaborazione possiamo trovare degli strumenti validissimi che possono fare il salto di qualità al nostro progetto rendendo il lavoro più semplice e appagante! Si perchè in fondo in ognuno di noi c’è nascosto e latente un fanciullino pascoliano che si esalta quando scopre un nuovo strumento che funziona a dovere e gli facilita il lavoro, non è forse così?

Image: 'True phone' http://www.flickr.com/photos/22144986@N00/4164756091 Found on flickrcc.net

Image: ‘True phone’
http://www.flickr.com/photos/22144986@N00/4164756091
Found on flickrcc.net

Partiamo con una breve premessa: se il nostro interlocutore in questione è un cliente spesso ci troveremo di fronte a qualcuno che conosce già alcuni ferri del mestiere, probabilmente utilizzerà degli strumenti a cui è perticolarmente affezionato e dai quali farà fatica a staccarsi;

Per questo mi sento di consigliare di non spingerlo a cambiare eccessivamente le proprie abitudini a meno che lo strumento da noi proposto non offra un valore aggiunto decisamente rilevante rispetto al suo.

Insomma come diceva Gunny Highway il nostro motto sarà: “Adattarsi, Raggiungere lo Scopo!”

Gli strumenti indispensabili per una collaborazione in remoto

Qualunque sia la natura del nostro progetto, consulenza, assistenza, co-progettazione avremo bisogno di alcuni strumenti indispensabili di duplice natura:

  • Che permettano di comunicare efficacemente con il nostro interlocutore.
  • Che ci permettano di condividere materiale di lavoro in modo semplice ed efficace. Ovviamente per materiale intendo files di varia natura ma anche calendari, task list, check list e idee.

Conunicare online con il VoIP

Skype

Per la comunicazione non incotreremo particolari problemi affidandoci ai classici colossi del voip ovvero skype o gli hangouts di google+, entrambi già coprono un ampio spettro di funzionalità aggiuntive quali la condivisione dello schermo, di files, una chat interna e molto altro.

Naturalmente entrambi gli strumenti sono gratuiti e offrono una ampia gamma di features che vi aiuteranno a comunicare con semplicità ed efficacia. Entrambi sono compatibili con ogni tipo di dispositivo e ci possono seguire davvero ovunque, prestate però attenzione perchè alcuni operatori pongono severe limitazioni sul traffico VoIP in rete 3G e lo conteggiano separatamente rispetto ai pacchetti dati che sottoscriviamo abitualmente.

Skype

Google+ Hangouts

Qualche alternativa? Sqwiggle ad esempio con una sottoscrizione di 9$ mensili (per ogni membro del team) promette molte cose interessanti (come illustrato nella tabella comparativa); la main feature tuttavia che la differenzia con i colossi citati in precedenza è quella di utilizzare molta meno banda durante i video hangouts (che però sono attualmente limitati a sole 4 persone).

Sqwiggle

Naturalmente esistono un’altra tonnellata di strumenti ma non mi dilungherò a descriverli tutti!

Condivisione di files:

Alcuni strumenti per la condivisione dei files?

In molti casi ci sarà sufficiente effettuare la condivisione via mail, ciò nonostante ritengo che la  condivisione di una cartella sul cloud fra i vari utenti che collaborano al progetto sia decisamente più appagante ed efficiente. Gli strumenti di cloud computing sono ormai diffusissimi e costituiscono attulmente il paradigma dominante, non ci rimane che utilizzarli!

DropBox

Personalmente prediligo Dropbox, davvero favoloso anche perchè mi può seguire davvero ovunque, compreso il mio amato smartphone. Dropobox prevede una sottoscrizione gratuita, con un po’ di fantasia e utilizzando qualche escamotage possiamo arrivare ad ottenere con un piano gratutito fino a 16Gb di spazio cloud.

DropBox

Allo stesso modo segnalo anche google drive, è un’ottima piattaforma ed ha il vantaggio (o svantaggio per alcuni) di essere accessibile con il nostro account google con il quale facciamo già migliaia di altre cose! Nel nostro caso abbinando drive agli hangouts di google+  saremo in grado di coprire gran parte delle nostre esigenze di condivisione. Teniamo inoltre presente che gli strumenti google offrono la possibilità di condividere un calendario, files, presentazioni e molto molto altro!

Per la cronaca con Drive pone una limitazione di 50 persone per la modifica dei i files e di 200 che possono accedervi. Se andate oltre a questi numeri credo proprio che individuare strumenti di maggiore potenza sia l’ultimo dei vostri problemi!

Google Drive

What else?

Leggendo questo articolo su Search Engine Journal ho tuttavia scoperto che esistono moltissimi altri strumenti simili che lavorano egregiamente:

Trello

Meno noto ma non per questo meno efficace è Trello,  un ottimo organizer gratuito che permette la condivisione di files e task list, integra inoltre un potente organizer al proprio interno. Anche Trello è un tool online free che è completamente mobile, potrete quindi accedere da qualunque dei vostri dispositivi!

Trello

Anche Basecamp consente più o meno le stesse cose, è uno strumento a pagamento ma stando a quanto dicono gli sviluppatori ci sono almento 25 buoni motivi per utilizzarlo, nel dubbio potrete sempre avvalervi dei 60 giorni di prova comunque! Sottoscrizioni  a partire da 20$ mensili.

Basecamp

Vi suggerisco infine Asana, un sistema di comunicazione davvero smart!

Con Asana condividere la pianificazione della giornata, delle task per ognuno dei membri del team e delle idee sarà più semplice, è un ottimo tool online ed è persino gratutito.

Asana

Assistenza e formazione in remoto:

Se la nostra task sarà quella di fornire assistenza o formazione ai nostri interlocutori potremmo aver bisogno di alcuni strumenti differenti:

Per l’assistenza ho trovato davvero prezioso un software che vi permetterà di comandare a distanza il computer del vostro interlocutore: il software in questione è showmypc o showmymac e permette di svolgere qualsiasi operazione voi vogliate da remoto, compreso azionare il cursore del mouse! Amazing!!

ShowMyPC

Potete provare Showmypc (o l’equivalente per Mac ShowmyMAc) per un mese gratuitmente, la licenza poi avrà un costo mensile a partire da 5€.

ShowmyPC

Volete delle alternative? In questo articolo ne trovate moltissime e alcune delle quali molto interessanti, buona lettura!

La formazione online con i webinar

Se il vostro compito è quello di svolgere dei corsi di formazione a uno o più interlocutori in remoto potreste trovare utile lo strumento dei webinar online (a tal proposito vi invito a seguire i webinar proposti da webhouse che troverete in classroom)

Classroom Webhouse

Attraverso il webinar potremo parlare, condividere la nostra presentazione e le nostre slides oppure attivare la condivisione dello schermo per mostrare ai nostri corsisti alcune procedure più complesse; quest’ultima procedura è piuttosto esosa in termini di consumo di banda e richiede una connessione permormante per poter essere effettuata con risultati soddisfacenti.

Esistono molte piattaforme che consentono lo svolgimento di webinar, ve ne elenco alcune fra le più conosciute:

AnyMeeting

Completamente online, fino a 200 persone è free anche se con alcune limitazioni (non permette la registrazione dell’evento, etc).

GoToWebinar

Gratuito per il primo mese, le sottoscrizioni saranno poi a partire da un canone di 99$ al mese; permette anche la condivisione dei comandi del proprio pc incluso il cursore del mouse.

ClickMeeting

Rispetto agli altri strumenti offre una traduzione simultanea della chat in varie lingue, il prezzo è tuttavia decisamente più elevato rispetto ai due strumenti citati in precedenza ed è a partire da 30€ al mese.

Sviluppare in remoto:

Github

Se vogliamo condividere o sviluppare dei pacchetti software in collaborazione con altri credo non esista nulla di più stimolante di farlo con GiThub, una piattaforma che consente di accedere a moltissimi tool di sviluppo e repositories e permette lo sviluppo in team di progetti software di varia natura sia di tipo open-source che privati.

Github offre molti piani di sottoscrizione per la creazione e l’accesso a repository private, è gratutito nel caso di sviluppo di progetti open source.

Alternative a Github per creare repositories private?

Vi rimando a questi link che trattano la tematica in modo approfondito:

Qui  troverete un elenco di alternative a Github.

Qui vengono proposte due valide soluzioni per creare repositories private.

Ho trovato interessante anche questo articolo in cui viene suggerita una soluzione su come creare repositories private utilizzando Github in combinazione con Dropbox.

Ciò che conta è il metodo

Come per tutti gli strumenti l’importante è l’uso che se ne fa e quelli citati in questo articolo non fanno eccezione, se utilizzati in modo professionale e valido possono davvero aiutarci nel nostro team working in remoto. Una cosa è certa, il lavoro di squadra non è impossibile da realizzarsi online, richiede solamente qualche sforzo metodologico in più durante la prima fase che poi potrà essere ripagato con degli ottimi risultati!

E voi quali strumenti utilizzate per le vostre collaborazioni online?

  • EdInTheHat

    Ci aggiungerei Mural.ly.
    Ottimo tool di condivisione di moodboard e appunti.

  • Un’ottima alternativa a Dropbox è Copy: https://next-d.copy.com?r=hwMyVx
    20 gb free da subito. Identico a Drop (app da installare) ma molto più capiente. Lo spazio sul cloud si sa che non basta mai (^____^). Noi lo si usa ad esempio per backup temporanei foto/video.

  • Il grande valore aggiunto di un post come questo sono i vostri suggerimenti e voi puntualmente siete arrivati con le vostre proposte. Graze Jonathan e EdInTheHAt per il vostro preziosissimo contributo!

  • Ciao Massimo

    Io sono uno sviluppatore e lavoro con un Team che viaggia per il mondo, abbiamo un sito internet che gestiamo tutti insieme e ci troviamo benissimo a lavorare con Asana , usiamo GDrive per scambiarci i file che uno deve passare all’altro una vota completato un task inserendo il link nel task di Asana completato. Usiamo anche Dropbox per categorie di file diversi come i video di modo che sappiamo dove andare a cercare un argomento specifico. E per le conferenze abbiamo sempre usato Skype ma ultimamente stiamo provando join.me non è malvagio ma io ancora non mi sono abituato. Personalmente oltre a Dopbox uso anche Mega che secondo me è il migliore oltre allo spazio gratuito di 50GB ha anche molte funzioni interessanti per il filesharing.

    Grazie dell’articolo sperimenterò qualche tuo consiglio in futuro.

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