Siete alla ricerca di un gestionale che vi permetta in modo semplice di affrontare il contorto tema della contabilità? Non so voi ma personalmente ho la magica proprietà di andare in ansia con grande facilità quando mi addentro nella questione contabile, la paura di commettere errori e danni irreparabili è forte e la quantità di risorse presenti online spesso confonde più che aiutare.
Quando la disperazione stava prendendo il sopravvento ho scoperto debitoor, un utilissimo strumento che rende semplice a persone come me la gestione della contabilità.
Debitoor si autodefinisce come programma di fatturazione e di contabilità online, il programma di sottoscrizione gratuita costituisce un’ottima base e offre numerose funzioni utili per la gestione contabile.
Come funziona Debitoor
Per provare debitoor è sufficiente collegarsi al sito web ed effettuare una semplice registrazione, no niente accesso facebook, una registrazione vera!
Una volta effettuato l’accesso potrete inserire i vostri dati aziendali e il vostro logo nel profilo utente e iniziare ad organizzare fatture e contabilità.
Debitoor nella versione Free
Debitoor nella versione free è suddiviso in quattro aree concettuali ognuna delle quali accessibile dal menu principale:
Clienti: Avrete la possibilità di creare un profilo per ognuno dei vostri clienti con tutti i suoi riferimenti; la cosa interessante è che ogni profilo cliente può essere poi richiamato con i relativi dati nella scheda delle fatture.
Prodotti: Parte molto interessante che ci permette di pre-configurare il costo di prodotti e servizi che poi potremo richiamare direttamente in fattura. Interessante il fatto che il prezzo unitario può essere definito per quantità o per tempo, per questo potremo quindi inserire non solo il costo di un servizio specifico ma anche quello delle nostre consulenze etc. Come per la scheda clienti ogni scheda prodotto potrà poi essere richiamata semplicemente dalla scheda fattura e a noi dovremo solamente impostarne la quantità.
La scheda prodotti è davvero comoda soprattutto per coloro che dispongono di una tabella prezzi fissa che subisce poche variazioni. Per quanto mi riguarda ritengo sia piuttosto complesso gestirla nell’ambito web in quanto il livello di personalizzazione di ogni servizio è molto alto e di solito determina delle variabili di prezzo più o meno alte che mi impediscono la standardizzazione all’interno della scheda prodotti.
Fatture: Il cuore di debitoor è la gestione delle fatture, in gran parte automatizzato in quanto verranno inseriti in automatico i nostri dati e quelli del cliente per la fatturazione ed eventuali schede prodotto qualora le avessimo configurate. Il profilo delle fatture permette la gestione delle varie aliquote fiscali e si adatta facilmente ai vari regimi fiscali più comuni fra cui anche il regime dei minimi e la ritenuta d’acconto.
In questi casi particolari sarà sufficiente applicare aliquota o la ritenuta d’acconto e inserire eventuali diciture all’interno delle note della fattura (nel caso del regime dei minimi ad esempio va inserita la nota sull’esenzione dal versamento della ritenuta d’acconto e il riferimento alla normativa che regolamenta il regime dei minimi).
Molto pratica anche la gestione dei pagamenti ove è possibile impostare la scadenza manualmente, a 8,14 o 30 giorni dalla data di emissione. Una volta salvata la nostra fattura verrà inserita fra le fatture pro-forma, a questo punto avremo una serie di possibilità, la prima è quella di inviarla pro forma al cliente, la seconda è quella di finalizzarla e in questo caso verrà inviata al cliente e spostata fra le fatture emesse in attesa di pagamento. Una volta ricevuto il pagamento potremo contrassegnarla poi come fattura saldata. Ogni fattura verrà numerata automaticamente dal sistema, qualora avessimo la necessità di numerarla manualmente sarà sufficiente inserire manualmente il numero della fattura nella casella apposita.
Naturalmente ogni fattura potrà essere visualizzata in anteprima prima di essere inviata, potrà inoltre essere personalizzata con il logo aziendale. Se desideriamo un livello di personalizzazione superiore o desideriamo eliminare dalla fattura la dicitura “fattura creata con debitoor.it” dovremo passare alla versione premium.
Acquisti:All’interno di debitoor potremo anche registrare i nostri acquisti suddividendoli in diverse categorie merceologiche, registrando i dati dei fornitori, i pagamenti effettuati con relativi importi e aliquote, e caricando le relative fatture di acquisto (fino a 20 nella versione free).
Le Funzioni Premium:
Sottoscrivendo l’abbonamento alla versione premium dal costo di 5€ mensili potremo disporre di Debitoor privo di alcuna limitazione (upload documenti illimitati, nessun riferimento a debitoor in fattura, personalizzazione delle fatture). Oltre a questo vengono offerte due funzioni completamente nuove:
Le offerte tramite cui potremo lanciare delle offerte speciali ai nostri clienti e i solleciti di pagamento tramite i quali potremo impostare automaticamente l’invio di un massimo di tre solleciti di pagamento alla scadenza della fattura.
Qui potrete trovare l’elenco completo delle funzioni e la tabella comparativa fra versione free e premium.
La nostra Wish List per nuove funzioni
Una carenza che ho rilevato è l’impossibilità di inserire automaticamente un campo aggiuntivo in fattura, nel caso del regime dei minimi ad esempio saremo costretti a ripetere la dicitura su tutte le fatture. Se questa fosse stata richiamabile un po’ come avviene per i profili clienti o i prodotti sarebbe stato geniale.
Come ci ha fatto notere Serena del team di Debitoor nel suo gentile commento la feature in cui è previsto il salvataggio di un testo predefinito in fondo alla nostra fattura come ad esempio la dicitura per il regime dei minimi è già implementata, sarà sufficiente quindi salvarlo come predefinito per vederlo comparire in tutte le nostre fatture!
Questo è la dimostrazione che il team di debitoor è molto aperto ai suggerimenti degli utenti ed ha aperto una pagina dedicata ad una wish list delle features desiderate dagli utenti della community.
L’API di Debitoor inoltre è aperta e consente quindi di far dialogare il sistema con altri applicativi accrescendone ulteriormente le funzionalità.
Segnalo che il sito web è navigabile anche in versione mobile e è disponibile l’applicazione dedicata per dispositivi IOS, ancora nessun segno per quella per dispositivi Android (la aspetto con ansia….).
La mia contabilità online? No grazie!
Eccoci alla nota che può infastidire alcuni, di fatto l’intero profilo clienti e delle fatture viene gestito da debitoor e salvato su una piattaforma cloud. I miei dati saranno al sicuro? Debitoor nelle sue specifiche vanta un sistema cloud all’avanguardia basato su sistema AWS (Amazon Web Services), considerato fra i più sicuri in circolazione.
In generale comunque come si evince dalla pagina dedicata alla sicurezza possiamo concludere che per il team di Debitoor questo sia un tema su cui investire.
In conclusione Debitoor offre una validissima soluzione free per la gestione della vostra contabilità e delle fatture, un fido compagno di viaggio per un professionista che si affaccia per la prima volta e guarda con timore riverenziale al mondo della contabilità.
E voi, che cosa utilizzate per le vostre fatture?
Non perdetevi tutte le risorse legate al mondo della contabilità presenti su Webhouse e che trovate in fondo a questo articolo fra gli articoli correlati, buona lettura!
