Come ottimizzare il tuo tempo a lavoro per essere più produttivo?

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Tempo stimato di lettura: 5 minuti, 8 secondi
Pubblicato il 31 ottobre 2014

Sai che puoi fare meglio di così. Tutti possiamo migliorare. Sei consapevole che ottimizzare il tempo durante il lavoro per te è fondamentale. Come web designer freelance, hai deciso che è necessario usare metodi e tools utili per organizzare meglio la tua giornata lavorativa. Sai bene che diventare più produttivi ti permette di aumentare i tuoi guadagni e ti aiuta a migliorare la qualità della tua vita.

Ho preparato per te alcune dritte e strumenti pratici per raggiungere questo obiettivo. Dai un’occhiata qui sotto per vedere se c’è qualcosa di buono anche per te.

Non sprecare il tuo tempo

Le ripercussioni sulla cattiva gestione del tuo tempo sono enormi. Ore e ore sprecate portano anche ad un calo di clienti, di fatturato e di motivazione. Non hai tempo neanche per la tua famiglia e per i tuoi amici. Rifletti su dove perdi maggior tempo, e focalizza la tua attenzione nel risolvere un problema alla volta.

Non pensarci troppo

Molti freelance hanno la cattiva tendenza a pianificare tutto in testa. Cose da fare, idee di marketing, obiettivi e sogni creano una gran confusione.  Quasi mai questi pensieri si sviluppano in azioni concrete. Ci sono così tanti strumenti online, che non hai davvero nessun motivo per non avere tutto scritto, fuori dalla tua testa, in modo da concentrarti sui compiti che hai deciso di portare a termine.

MindMeister è il mio programma di mappe mentali preferito. Io lo uso anche per gestire le lezioni in aula che seguo come docente, al posto delle classiche slide. Se hai poco tempo di preparare delle fantastiche slide per un evento dal vivo, per una consulenza con un’azienda o per una lezione in aula, un software del genere può essere facilmente utilizzato per organizzarti meglio se hai davvero poco tempo. Le mappe mentali non funzionano per tutti, ma se non hai almeno provato una volta, come fai a sapere se possono essere una buona soluzione anche per te?

Evernote, sono sicuro che lo conosci già. Nel caso non lo hai mai testato, questo tool ti aiuta a registrare idee, progetti e anche immagini da qualsiasi luogo. E’ disponibile per tutti i sistemi operativi, ed è comodissima la sua app per dispositivi mobile. Con Evernote non hai più una scuse per dimenticare la grande idea che hai avuto la mattina prima di fare colazione.

Altro semplice uso di Evernote. Come me, anche tu forse apri 50 tab sul tuo browser per mettere da parte i post o i siti da visitare. Non riuscirai mai a leggere tutte quelle pagine che via via si accumulano, e prima o poi il browser si pianterà. A me succede.

Allora, per risolvere questo semplice problema, invece di tenere tutte queste tab aperte e sovraccaricare il browser, ho creato un taccuino con i preferiti da leggere, ed ho taggato ogni pagina con una parola chiave ben precisa (seo tool, tool per web designer, spunti per scrivere articoli, screenshot di landing page, ispirazioni grafiche per blog, etc.). In questo modo riesco a lavorare più velocemente con pochissime tab aperte nel browser.

Tu mi dirai? “Mirko, ma che suggerimento è? Io uso Deliciuos o Diigo per raccogliere i miei preferiti!” Ok, sono ottimi strumenti anche questi. A me piace gestire tutto in un unico posto. In questo modo non devo stare a spremere i miei pochi neuroni per ricordare quale programma ho usato per appuntarmi quel fantastico sito che devo assolutamente vedere.

Wunderlist. Immaginalo come il foglietto dove prendi appunti su carta che svolazza in giro per l’ufficio. Questo tool ti permette di creare delle to do list da cancellare quando hai concluso quello specifico task. Io lo uso in due modi: a fine giornata prima di staccare la spina, creo una lista sulle cose da fare per il giorno dopo.

Così quando la mattina torno davanti al monitor, non perdo tempo a ricordarmi le priorità della giornata. Solo questa semplice tecnica mi ha permesso di recuperare almeno mezz’ora al giorno. Ti sembrerà poco, ma moltiplica quella mezz’ora per un mese, o per 12 mesi, e rifletti su quante giornate lavorative riesci a recuperare.

Podio. Se devi gestire progetti più grandi e collaborare con altri freelance, questo tool è molto interessante. Certo, ce ne sono tanti altri ma io ti consiglio solo il servizio che ho usato con più soddisfazione.

Con Podio puoi assegnare e controllare i task degli altri collaboratori. Puoi verificare le tue scadenze e appuntarti tutto quello che ti serve ricordare, senza tenere tutto a mente. Nel caso ti fosse utile poi, hai anche una chat interna per raccogliere idee e fare un veloce brainstorming insieme ai tuoi colleghi. Io preferisco usare skype per delle conference call, perché ho notato che la chat interna di Podio è un pò lenta, ma magari ora l’hanno migliorata.

Scegli il tuo sistema

Potrei suggerirti tanti altri tool per la gestione delle risorse come DropBox o Google Drive, utili per raccogliere in un unico posto file importanti che puoi condividere con i tuoi clienti o collaboratori, e che puoi aprire da qualsiasi computer. Quanto tempo perdi nel ritrovare quel documento che avevi archiviato in un vecchio Hard Disk che ora non usi più?

So bene che molti di questi servizi li conosci già, ma sono proprio quelli che io stesso uso tutti i giorni con soddisfazione, e volevo condividerli anche con te. Questi strumenti mi permettono realmente di alleggerire la mia testa dai tanti pensieri che ci frullano dentro. Se lavoro in modo più organizzato, riesco a dormire sonni tranquilli e vivere con più serenità insieme alla mia famiglia.

Qualsiasi sia il sistema che userai per ottimizzare il tuo tempo lavorativo, dovrà essere quello con cui lavori meglio. Fai un test con uno strumento o una risorsa che hai scoperto per almeno 2-3 settimane. Se vedi che non va o non ti piace, scartalo. Tieniti ben stretto ciò che per te funziona meglio e molla il resto. In breve tempo, raccoglierai il tuo sistema organizzativo che permetterà di far schizzare alle stelle la tua produttività.

Quali altri problemi hai nel gestire la tua giornata lavorativa?

Questo post non vuole ovviamente essere esaustivo, quindi se ti senti di consigliare il tuo tool preferito, spara le tue cartucce migliori nei commenti qui sotto.

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