Brainstorming, gettiamo le basi per un progetto migliore

BrainstormingImmagine originale tratta da Fotolia
Tempo stimato di lettura: 7 minuti, 4 secondi
Pubblicato il 30 maggio 2014

Sapete tutti cos’è il brainstorming?

Personalmente la prima volta che ne ho sentito parlare è stato al liceo (o forse alle medie?!) dalla professoressa di lettere, strano ma vero. Ricordo anche che era erroneamente tradotto con “tempesta di idee”, quando in realtà la parola “idea” è totalmente assente, e di brainstorming esisteva solamente il concetto di fondo.

In che ambito ci è stato presentato?

Per scrivere temi o saggi. Dovevamo prendere un foglio bianco e buttare giù tutte le idee che ci venivano a mente: sostantivi, aggettivi, brevissime frasi. Tutte ovviamente in tema con la traccia fornita. Dovevamo poi prendere quelle più sensate, creare un filo logico e da lì iniziare finalmente questo benedetto tema. Il tutto in un tempo stimato di un quarto d’ora.

Impressioni: mmm interessante, forse è utile.
Bene, veniamo a noi. La seconda volta che ho sentito parlare di brainstorming è stato da uno dei migliori PM che esistono sulla piazza (giudizio basato su sensazioni ed esperienza personale).

Impressioni: cavolo, c’è un mondo dietro.

Non è tutto oro quel che luccica.. ma qualcosa di meglio.

Il brainstorming non è una semplice tecnica di creatività applicata al problem solving come per definizione si usa sbandierare qua e là. È un mezzo fondamentale per aumentare la qualità di un progetto e il lavoro di squadra. Ritengo che sia il primo passo per conoscere il team di lavoro e le capacità di ognuno dei partecipanti, non soltanto un insieme di parole buttate qua e là.

Vediamo cosa dice wikipedia:

Il brainstorming è una tecnica di creatività di gruppo per far emergere idee volte alla risoluzione di un problema. Spesso erroneamente tradotto come tempesta di idee, in realtà significa “usare il cervello (brain) per prendere d’assalto (storm) un problema”. Sinteticamente consiste, dato un problema, nel proporre ciascuno liberamente soluzioni di ogni tipo (anche strampalate o con poco senso apparente) senza che nessuna di esse venga minimamente censurata. La critica ed eventuale selezione interverrà solo in un secondo tempo, terminata la seduta di brainstorming.

Rompiamo gli schemi

Nulla in contrario riguardo quel che abbiamo appena letto, assolutamente. Durante lo sviluppo di un progetto può capitare certamente un calo della concentrazione, un rallentamento, un blocco mentale. Ed è qui che il brainstorming torna estremamente utile per riportare vitalità e risolvere i problemi riscontrati.
Ma se lo applicassimo fin dall’inizio? Solitamente quando realizziamo un progetto si parte da un’idea, idea che spesso coincide con il risultato finale, il punto a cui vogliamo arrivare.

Applicare il brainstorming già nella fase iniziale ci permetterà di non fossilizzarci, di arrivare ad un risultato certamente migliore dal punto di vista qualitativo.
Per qualitativo si intende tutta quella serie di elementi che faranno parte del progetto finale, ma che senza le quali il progetto per come lo pensavamo può ugualmente esistere.

Questi elementi son quindi inutili? Assolutamente NO.

Possiamo definirli riduttivamente elementi aggiuntivi: il progetto esiste, è in piedi, funziona e va avanti anche senza questi. Ma gli elementi che prima non facevano nemmeno parte dell’idea originale adesso sono un qualcosa di indispensabile per il salto di qualità, qualcosa a cui da solo non avresti mai pensato.

Fasi del brainstorming e partecipanti

Andiamo ora ad analizzare più precisamente di cosa stiamo parlando senza rimanere troppo sul generico.
Il brainstorming si compone principalmente di due fasi che potremo così definire:

  • fase creativa, fondata sull’esclusiva produzione di idee;
  • fase valutativa, in cui le idee vengono valutate e selezionate.

Colui che porta avanti e supervisiona il brainstorming è detto conduttore: questi detterà con chiarezza le regole fondamentali per lo svolgimento del processo al gruppo, senza mai far trapelare il problema da trattare fino al momento della seduta. Per quale motivo? Qualora così non fosse il processo subirebbe inevitabilmente influenze esterne e le idee proposte non sarebbero più originali ma “ispirate” e già esistenti. I membri del gruppo potrebbero infatti effettuare ricerche o consultarsi con l’esterno: se volessimo realizzare un software di grafica che senso avrebbe creare la copia spudorata di Photoshop?

Il gruppo deve esser composto da almeno 6-10 persone: è importante capire che la base del brainstorming è proprio la moltitudine di “cervelli” che vi partecipano, per far sì che il contributo del singolo si sommi a quello di tutti gli altri, apportando sempre e comunque un contributo nuovo, unico e degno di nota.
Ipotizziamo nuovamente di dover realizzare un software: da chi dovrà esser composto il gruppo? Da soli programmatori? Assolutamente NO.

Più il gruppo sarà eterogeneo per tipologia dei suoi membri (settori di interesse, studi, qualifiche) e più le idee proposte saranno originali e distinte tra loro.
Il più delle volte non è chi è specializzato nel settore più vicino alla risoluzione del problema (o realizzazione del progetto) a dare un apporto maggiore, bensì chi ne è estraneo.

Durante la fase creativa non esiste un limite alla produzione di idee per ogni singolo partecipante; più idee verranno prodotte migliore sarà il risultato finale. Un’idea può ispirarsi anche ad una già suggerita, l’importante è che cerchi di migliorarla. Facile è intuire che più due idee saranno distinte tra loro, più saranno originali.
Quanto può durare questa fase: dipende dal numero di partecipanti, più saranno, più idee verranno prodotte. Una durata troppo ampia è comunque sconsigliata e spesso viene suggerita la durata massima di un’ora.

Adesso il controllo tornerà al conduttore che avrà il compito di riassumere e accorpare tutte le idee espresse. Questo sarà l’unico modo per evitare doppioni ed un passo fondamentale per passare alla fase successiva.

Durante la fase valutativa tutte le idee raccolte saranno analizzate a fondo e scelte secondo criteri piuttosto ovvi: fattibilità, traccia di fondo e ovviamente il budget.
Dimentichiamoci adesso l’attuazione del brainstorming a livello aziendale; in questo modo semplificheremo ancor di più la comprensione.

Se le idee proposte discostano largamente dal progetto che avevamo in mente, le scarteremo.

Se non sono facilmente attuabili a causa di scarse competenze e non abbiamo nemmeno la possibilità di realizzarle grazie ad interventi specializzati esterni, le scarteremo.

Possiamo quindi intuire che fattibilità e budget possono spesso avere un confine piuttosto sottile.

Gli strumenti

Abbiamo brevemente parlato delle due fasi del brainstorming; brevemente perché ci son libri e libri a riguardo mentre qui per forza di cose dobbiamo esser succinti ed esaustivi. Vediamo ora tutti gli strumenti necessari per una seduta di brainstorming.

Dove annoteremo tutte le idee? Abbiamo due possibilità: il conduttore può distribuire dei fogli bianchi ad ogni singolo partecipante che annoterà il più possibile nel tempo stabilito, oppure scriverà di volta in volta su una lavagna tutte le idee sottoposte dai partecipanti.

Personalmente ritengo la seconda più efficace in modo che ci sia effettivamente più partecipazione ed ogni idea possa anche migliorare la precedente.
Lavagne magnetiche sarebbero da evitare: nel brainstorming bisogna sempre lasciar traccia delle idee proposte; infatti se volessimo fare le cose per bene avremmo bisogno di un registratore o di uno stenografo in modo che possa trascrivere tutto quel che viene detto in aula, così da lasciare un report ufficiale e incondizionato.

La location dovrà esser neutra, priva di ogni distrazione e senza alcun contatto con l’esterno. In nessun modo la seduta deve esser interrotta da fattori esterni per non interrompere il flusso creativo. A tal scopo sarà opportuno fornire al gruppo bevande da porre a centro tavola.
Il tavolo è consigliabile rotondo oppure di forma ovale, con sedie comode. Tutto deve facilitare la concentrazione dei membri del gruppo. Possiamo ora finalmente iniziare.

Si potrebbero fornire tante altre linee guida da rispettare per portare a termine una buona seduta di brainstorming, ma se vogliamo essere dei bravi project manager possiamo apportare anche delle modifiche purché si rispettino questi princìpi: ogni membro del gruppo deve esser messo a proprio agio, con l’ambiente circostante e con gli altri membri del gruppo, per far sì che ogni flusso creativo non riceva né influenze né interruzioni.
Dobbiamo far rispettare sì le regole da noi imposte, ma in primis devono esser rispettate le idee e le proposte altrui.

Quella appena esposta è una versione di brainstorming leggermente semplificata, poiché come potete immaginare esistono diverse varianti e successivi approfondimenti, come ad esempio i diagrammi causa-effetto che qui non approfondirò mai (son di una noia impressionante, nemmeno un comico riuscirebbe a renderli leggeri).

Adesso vi rivolgo due domande:

avete mai sentito parlare di brainstorming prima d’ora, lo avete mai usato?
Ritenete che possa davvero esser così utile durante la fase iniziale di un progetto?

Fatemi sapere il vostro pensiero a riguardo.

  • Graziana

    Ciao, io conoscevo già da tempo il brainstorming e le mappe mentali che utilizziamo nel nostro studio. Credo molto nel brainstorming per dar vita a nuove e brillanti idee!

Shares